Gestionnaire administratif·ve (100%)

Lieu de travail : Siège Magellan – Genève
Taux d’activité : 100 %

Un rôle clé au cœur de notre organisation

Chez Magellan, nous avons pour ambition de proposer une médecine de proximité de haute qualité, tout au long du parcours de vie de nos patients. Nos équipes support jouent un rôle essentiel dans l’accompagnement de nos centres médicaux et de nos professionnels de santé.

Afin de renforcer notre équipe du siège, nous recherchons un·e Gestionnaire administratif·ve.

Vous aimez les environnements dynamiques, les missions variées et vous êtes reconnu·e pour votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre capacité à coordonner plusieurs sujets simultanément ? Rejoignez-nous !

Vos principales responsabilités

Administratif & support opérationnel

• Assurer le soutien administratif de la Direction et le traitement des demandes administratives courantes.

• Gérer les boîtes de messagerie institutionnelles ainsi que le courrier entrant et sortant.

• Coordonner les commandes administratives, les fournitures et les aspects logistiques nécessaires au bon fonctionnement des centres.

• Assurer la gestion documentaire, notamment la mise à jour et le référencement des documents sur les outils collaboratifs de l'entreprise.

Communication

• Participer à la conception et à la diffusion des communications internes, notamment les newsletters, les communications institutionnelles, et les communications liées à l'arrivée et au départ des prestataires.

• Gérer la visibilité de l'entreprise sur les plateformes numériques et assurer le suivi des retours des patients et des demandes reçues via les différents canaux de communication..

• Coordonner les demandes de communication, la signalétique et la réalisation des supports de communication en collaboration avec les prestataires externes et les équipes internes.

Qualité & amélioration continue

• Analyser les retours reçus et assurer leur transmission aux responsables concernés via Monday pour suivi et traitement.

• Participer à l’amélioration continue des processus et outils administratifs.

Gestion de projets :

• Organiser et coordonner les colloques de formation continue, en assurant le suivi administratif, logistique et budgétaire de ces événements.

• Participer à l'organisation des événements institutionnels, notamment l'assemblée générale, les événements de fin d'année et les sorties d'équipe.

• Contribuer à la mise en œuvre de projets transversaux visant le développement et l'amélioration continue de l'organisation.

• Collaborer avec les différents services et interlocuteurs internes et externes afin d'assurer le bon déroulement des projets confiés.

Votre profil

• Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé·e de commerce ou d’une formation jugée équivalente.

• Expérience confirmée (entre 5 et 15 ans) dans une fonction administrative polyvalente, idéalement dans un environnement de type assistanat de Direction ou coordination de projets.

• Excellentes capacités d’organisation, de priorisation et de suivi.

• Autonomie, proactivité et orientation solutions.

• Aisance dans la collaboration avec des interlocuteurs variés.

• Diplomatie, empathie et excellent sens du service.

• Respect strict de la confidentialité des données.

• Très bonnes capacités rédactionnelles en français.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Google Workspace, Microsoft Office, Monday).

• Une expérience dans le domaine de la santé constitue un avantage.

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre Magellan, c’est intégrer un groupe en évolution, porté par une mission essentielle : offrir des soins de qualité et de proximité tout au long de la vie.

Chez Magellan, chaque collaborateur·trice bénéficie d’un environnement de travail pensé pour concilier expertise, collaboration et équilibre personnel :

• 6 semaines de congés

• Temps plein (40h/semaine)

• Télétravail possible selon l’activité

• Salaire sur 12 mois (13ème inclus)

• Formation continue

• LPP avantageuse

Notre processus de recrutement

1. Analyse de votre candidature

2. Entretien RH

3. Entretien opérationnel avec la Direction

4. Retour final et intégration